Die Einsatzplanung ist ein wichtiger Aufgabenbereich bei der Führung eines Handwerksbetriebs und speziell beim Management von Mitarbeitenden. Sie verfolgt das Ziel, das eigene Betriebspersonal vorausschauend und passend einzuplanen, so dass der Betrieb im Geschäftsalltag reibungslos und gewinnbringend läuft.
Eine gute Einsatzplanung berücksichtigt folgende Kriterien:
Die Personalkapazitätenplanung erfolgt in vielen Betrieben „klassisch”, d.h. analog mit Stift und Papier, auf Whiteboards mit Klebezetteln, auf großen Wandkalendern oder auf Magnettafeln im Büro.
Das große Manko dieser Methoden liegt darin, dass du auf kurzfristige Planänderungen oder neue Auftragsanfragen nicht angemessen schnell reagieren kannst. Im schlimmsten Fall musst du aufgrund einer Änderung den ganzen Plan neu anlegen.
Die analoge Einsatzplanung zeigt ihre Schattenseiten insbesondere bei unvorhersehbaren Ereignissen, z. B. wenn sich zu Dienstbeginn eine Kollegin oder ein Kollege krank meldet.
Diese eine vermeintlich kleine Planänderung kann die ganze, vielleicht soeben beendete, Einsatzplanung umwerfen. Es gilt dann, schnell einen Ersatz zu finden, um anstehende Aufträge oder Termine nach Plan auszuführen.
Je unübersichtlicher die Darstellung ist, desto komplizierter wird es. Danach müssen auch noch die Kolleginnen und Kollegen informiert werden, vielleicht sogar die Kundschaft, deren Termin sich deshalb nach hinten verschiebt – und in dem Fall wahrscheinlich nicht nur dieser.
Zum Schluss heißt es dann noch, den Plan zu aktualisieren, neu anzulegen oder auszudrucken und im Zweifel weitere Beteiligte über die anstehenden Änderungen zu informieren.
Analoge Personaleinsatzpläne führen zu einer hohen Arbeitsbelastung und leider häufig zu schwerwiegenden Fehlern, wie z. B.:
In der Konsequenz leidet dein ganzer Betrieb darunter. Denn Aufträge können nicht richtig oder pünktlich ausgeführt werden, du nutzt die Arbeitskraft deiner Mitarbeitenden nicht voll aus und das Personal ist frustriert, gestresst und unzufrieden.
Wer sich digitaler Hilfsmittel bei der Personalplanung im Handwerksbetrieb bedienen möchte, kann zwischen zwei Digitalisierungsgraden wählen. Die erste Stufe sind digitale Dokumente wie Excel. Die zweite und ultimative Stufe, mit deutlich mehr Entlastung und Zeitgewinn, sind spezielle Software bzw. Apps für die digitale Einsatzplanung.
Du willst wissen, welche Alternative besser passt oder den ersten Schritt in die digitale Planung mit Excel wagen? Dann findest du hier Entscheidungshilfen und eine Gratis-Vorlage zum herunterladen.
Eine Software für die Einsatzplanung ist nicht nur zeitgemäß, sondern ein wahrer Gamechanger und das sind die Hauptgründe:
Wenn du darüber nachdenkst, auf die „digitale Plantafel” zu wechseln, fragst du dich bestimmt, wie du dir aus der großen Auswahl die richtige Software pickst. Diese Kriterien sollte ein Tool für die Einsatzplanung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfüllen:
Heutzutage ist es denkbar einfach, digitale Tools in einem Unternehmen einzuführen. Die meisten Anwendungen sind nämlich cloudbasiert oder können als App heruntergeladen werden. Das bedeutet, dir bleibt eine komplizierte Einrichtung vor Ort erspart.
Der etwas schwierigere Part ist, sich auf das neue Tool einzustellen. Hier bekommst du ein paar Tipps, mit denen die Umstellung gelingt:
Es führt kein Weg an der Einsatzplanung vorbei. Jedoch gibt es dank digitaler Lösungen heute Möglichkeiten, diese Arbeit drastisch zu vereinfachen und Fehler zu reduzieren. Spezielle Software bzw. Apps für Handwerksbetriebe helfen dabei, bei der Einsatzplanung an Effizienz zu gewinnen. So erfolgt beispielsweise die Kommunikation zu Mitarbeitenden dank digitalem Zugriff direkt mit. Die Auswahl auf dem Markt ist groß. Deshalb sind die richtigen Kriterien bei der Wahl entscheidend. Die Implementierung dieser Tools ist einfach, bei der Einführung im Team sollte man auf klare Kommunikation und ausreichend Schulungen achten.
Klingt in der Theorie alles gut, aber du brauchst ein konkretes Beispiel? Buche jetzt kostenlos eine Demo unserer Meisterwerk App.
